Mon Débarquement du 8 juin 2009

Bonjour,

Ce lundi 8 juin 2009, j'ai rejoué avec plaisir le rôle d'Animateur du Club ERME.
A priori, animer une réunion d'une vingtaine de cadres dynamiques n'est pas une mince affaire.
Pour y réussir, il faut toute une panoplie d'outils et beaucoup de méthodes.

Tout d'abord, il vous faut un Ordre du Jour et s'y tenir.

Or, grâce au Blogmestre, nous avons la chance d'avoir un Ordre du Jour Standard. Il suffit  à l'Animateur de l'appliquer à la lettre et de recentrer l'auditoire sur celui-ci en cas de digression inutile.
Ainsi, un tour de table permet à tous les présents d'avoir au moins une fois la parole.  Cela a pour avantage de limiter les frustrations.
L'Animateur n'a plus qu'à faire respecter l'écoute de chacun et interrompre tout a parte perturbateur.

Dans cet Ordre du Jour Standard, il est rappelé que le début de la réunion s'effectue à une heure bien précise.

Certes la ponctualité était le privilège des Rois, mais c'est le minimum de Respect que l'on doit à ses collègues de travail pour qu'une réunion de travail soit efficace.
Dans notre cas particulier, la réunion d'accueil du lundi a la particularité d'être ouverte à des personnes qui se joignent à nous sans préavis.
Il est à remarquer que ces dernières arrivent quand même à l'heure dite, car :

• d'une part, l'heure d'ouverture de la séance est indiquée clairement sur nos différentes vitrines internet

• d'autre part, elles sont introduites par des membres du réseau EMC* qui ne manquent pas de leur rappeler ce point essentiel étant donné la densité des échanges qui ont lieu lors de cette réunion.

La régularité de la tenue de cette réunion chaque lundi matin depuis 1993, date d'une précédente crise économique, contribue aussi à la circulation de l'information.

Pour qu'une réunion soit réellement efficace, il faut qu'à l'issue même de la réunion un compte rendu écrit soit diffusé aux participants pour que ceux-ci se souviennent de leurs engagements pris au cours de celle-ci. Selon l'adage bien connu : la parole s'envole les écrits restent.

Pour faciliter cet exercice que j'exigeais de la part de mes clients il y a un quart de siècle, la nomination d'un Secrétaire de séance chargé de le rédiger permet à l'Animateur de se concentrer sur son rôle d'animation.
L'Animateur n'oubliera pas en fin de séance de faire relire au Secrétaire ses notes afin de vérifier si les éléments essentiels y figurent bien et sans ambigüité.

En vieux routard de l'animation, branché comme vous pouvez le voir sur la vue prise depuis le poste de pilotage, j'ai réussi à émettre mon compte rendu dans la foulée. Ceci grâce, entre autre, à :

• mon Agenda Toulousain qui permet à tout professionnel Toulousain de planifier sa semaine de rendez-vous qu'il juge utiles
  
• un Yahoo Groupe qui permet d'avoir une sorte d'Intranet totalement gratuit pour échanger entre nous facilement et discrètement nos informations utiles.
• Internet
  

Pour faire apparaitre la liste des présents, dans le compte rendu nous faisons circuler un cahier de présence.

Ainsi, l'Animateur d'une réunion de travail peut faire circuler une feuille préétablie à remplir lisiblement pour être jointe au compte rendu du Secrétaire de séance. L'animateur n'a plus qu'à rappeler aux présents qu'une bonne communication commence par une émission claire et nette.
Avec ces documents, il sera facile par la suite au Responsable de rappeler, si besoin est, le devoir de chacun dans l'avancement des projets en cours.

. Nota Bene : . Si vous avez envie de vous adjoindre les compétences de ce genre de cadres dynamiques formés à cette discipline et totalement à votre écoute, vous pouvez  .

Cordialement
Jacques Le Bris

* Un réseau de Cadres et de Chefs d'entreprise basé à Toulouse qui connaissent tous José Badie, le Président de l'Association économique EMC (Entreprise-Marketing-Communication) dont la Diaspora s'étend sur tous les continents de la Planète, bien au delà de la région Midi-Pyrénées.

ADDENDUM du 30 septembre 2009

Si, à l'opposé, vous souhaitez faire foirer efficacement une réunion, il suffit de suivre l'un ou plusieurs des 7 points du succès suivants, le résultat est assuré, c'est presque certifié.